5 этапов написания бизнес-писем на английском языке.

5 steps

 

Привет, друзья! Поговорим сегодня об этике общения и написания бизнес-писем.

Сколько бизнес e-mail`ов вы отправляете каждый день? Как я уже говорила в бизнес-email входит не только переписка с потенциальными партнерами. Это  еще и решение вопрос с интернет-заказами и доставкой. Думаю, на русском языке  каждый из нас пишет много писем. А на английском?

Много или мало? Неважно. Главное — это умение постоянно поддерживать контакт с партнером или потенциальным клиентом.

Вообще, искусство писать письма очень ценится в бизнес-английском

Для одних это очень ценная возможность наладить контакт с партнером, для других же это может стать камнем преткновения в общении онлайн. 

Нужно  всегда быть уверенным, что вас правильно поняли, в вашу почту прочитали.

В наши дни, нажимая “отправить” не означает, что ваше письмо будет прочитано прямо сразу или же будет ли оно прочитано вообще.

Чтобы вас заметили, иногда нужно привлечь внимание.

К счастью, написать хороший e-maill letter не так уж сложно.

 

 Правила написания хорошего письма.

“Это было классное письмо, на него даже хочется ответить!”

Кто бы не хотел это услышать? 

Правило 1: Ясность.

  • Маленькие предложения.
  • Простой язык.
  • Правильная грамматика.

Правило 2: Краткость.

В одном письме должна покрываться только одна тема. Сфокусируйтесь на одной теме в вашем письме.

Объясните вашу главную причину, почему вы пишите это письмо.

Начините с того, что спросите себя: что захочет сделать человек, когда получить письмо? Просто спросив себя этот вопрос, можно получить конкретный ответ.

Правило 3 : Напишите интересный заголовок, чтобы цепляло.

Сколько писем получает средний человек каждый день? Около 80!

.

Представьте, что ваше письмо затерялось где-то там. В куче других. Кстати, это бывает достаточно часто с любыми письмами. Возможно, еще играет роль того человека, кто присылает e-mail.

Заголовок очень важен. Он должен цеплять и его должны захотеть прочитать.

К сожалению, психологически, человек в первую очередь клюет на что-то открытое и привлекающее внимание.

Какие черты у хорошего заголовка? Представьте, что вы открыли газету.

  • Уникальность
  • Срочность
  • Полезность
  • Специфичность (насколько это важно кому-то в определенный момент)

Конечно,  не стоит каждый email, который вы посылаете делать urgent (срочными). Если постоянно посылать письма высокой срочности, то наверняка их читать мало кто будет. Также, если письма слишком  уникальны (unique)  каждый раз , они могут отправляться в спам.

Правило 4: Будьте вежливы

Нужно ли использовать восклицательные знаки, много эмоций и CAPSLOCK, КОГДА ВЫ ПИШЕТЕ ПИСЬМО?? Я не думаю. Некоторые люди правда думают, что быть слишком эмоциональным в рассылке-это не беда. Все таки восклицания ведут к мысли, что вы кричите. Тот же самый эффект происходит, когда вы используете CAPS.

Ваше письмо должно быть вежливым и относительно спокойным . С хорошим заголовком без Caps`a.

Правило 5: Хороший тон и  структура.

Хорошее письмо краткое и ясное с вежливым тоном.

Для бизнес-писем достаточна важна структура:

 

 Greetings (Приветствие) ( “Dear Sir,” “Dear Madam” )
 An opening sentence (Открывающие предложение)
An ending (Концовка)
A closing Завершение
 
“Dear Sir or Madam” Дорогой мистер, сэр, мадам, дорогие (Если вы не знаете имени человека)
“Dear Mr. Smith” Дорогой мистер Смит.
“Dear Jim” ДорогойДжим.

“Dear all” Дорогие друзья!
“Hi everyone Всем привет!
“I’m just writing…” Я просто пишу
“Just a (quick) note… Небольшая заметка
Что еще можно использовать, чтобы написатьписьмо?
“I’m (just) writing to…Я просто пишу для того, чтобы.
Just a (quick) note to… Небольшая заметка, чтобы
“Just a short email to… Небольшое письмо, чтобы

 

В бизнесе люди пишут письма:

 1) Для того, чтобы что-то прояснить.   «Clear something up«

 2) Для того, чтобы что-то подтвердить. «Confirm  something«

3) Для того, чтобы что-то проследить «Follow up on smth«

4) Уведомить кого-нибудь о чем-нибудь.  «Let someone know about something»

5)  Спросить вопрос «Ask a question»

6) Поблагодарить кого-то за что-то «Thank somebody for something.»

7) Что-то обновить. «Update someone».

8) Ответить на вопрос: «Answer a question».

 

 

Если вы что-то прикрепляете.

“I’ve attached…”Я прикрепил
“Please find attached…”  Вы можете найти прикрепленными
“I’m attaching…” Прикрепляю////

Ending (Концовка)

Заканчивая письмо, напишите как сильно вы ждете ответа =) В разных вариациях.

 

 “I look forward to hearing from you.” Жду вашего ответа
Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
“I look forward to your reply.” Жду вашего ответа
Hope to hear from you soon.” Надеюсь услышать от вас скоро.

 

Closing (Завершение)

Точно так же, как приветствие, концовка письма будет зависеть от того, насколько вы хорошо знаете читателя.

Обычно это так.

“Sincerely” Искренне
“Kind/Best/Warm regards С наилучшими пожеланиями.
Для установления лучших отношений можно написать
“All the best” Всего самого лучшего!
“Best” Лучшего! =)
“See you (soon)” Увидимся скоро!
“Take care” Береги себя
Bye (for now)” на сегодня пока.


 Отличного дня,

Яна 







Обсудить Вконтакте


Обсудить в Facebook


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *